Как создать руководство по процедурам для вашей коммерческой клининговой компании Часть 2 Конкретные советы.

 

Ниже приведены несколько советов, которые помогут вам создать руководство по процедурам для вашего клинингового бизнеса:

• Не пытайтесь сесть и написать руководство за один присест. Вы разочаруетесь и, скорее всего, отложите документ и больше никогда к нему не вернетесь. Вам не нужно браться за этот проект сразу. Вместо этого выделяйте время каждый день или раз в неделю для работы над своим руководством.
   
• Создайте СОП , выглядящий в униформе . Используйте тот же шрифт, размер текста, заголовки, межстрочный интервал и т. д. при составлении руководства по процедурам. Microsoft Word — широко используемая и простая в использовании программа. Он позволяет легко обновлять и вносить изменения в СОП. Защитив документ паролем, он не будет доступен никому другому. Просто не забудьте поделиться паролем с супругом, партнером или доверенным помощником на случай, если с вами что-то случится.
   
• Начните с внесения основной информации в ваше руководство. Некоторая информация, которую вы захотите задокументировать, включает в себя: ваш служебный адрес, адрес электронной почты, номер телефона, номер факса, имя и адрес вашего адвоката, имя и адрес бухгалтера, информацию о банковском счете, идентификационный номер сотрудника (EIN), налог с продаж. номер и данные кредитной карты.
• Когда вы работаете над конкретными задачами для своего бизнеса, будь то отправка счетов, звонки по продажам и т. д., записывайте свои процедуры. Если есть определенные задачи, которые необходимо выполнять регулярно, или другие задачи, которые, по вашему мнению, важны для бизнеса, обязательно задокументируйте процедуры шаг за шагом. Вы даже можете записать на видео определенную процедуру и попросить сотрудника перевести ее в вашу СОП.
   
• Если вам помогают другие люди, например помощник, бухгалтер или продавец, попросите их документировать свою работу. Например, если ваш бухгалтер отвечает за уплату налога с продаж, она должна записать всю соответствующую информацию, в том числе, когда отправлять налоги, куда они идут, кому она или он звонит, если есть вопросы.

Следите за тем, чтобы ваше руководство было последовательным, создав простой шаблон, который вы будете использовать для всех своих процедур. Ниже приведен пример формата раздела:

1. Дата обновления: _________________

2. Обновлено: ___________________

3. Процедуры, необходимые для _______________________________________________

4. Перечислите пошаговые процедуры

Заполненная страница может выглядеть примерно так:

Дата обновления: 15 марта 2022г. Автор обновления: Александр Иванов

Процедуры проверки голосовой почты.

- Позвоните по номеру 555-555-5555
- Нажмите клавишу #, чтобы остановить сообщение
- Введите код: 9156
- Прослушайте сообщения
- Нажмите 7, чтобы удалить сообщение, нажмите 3, чтобы сохранить сообщение

Ниже перечислены дополнительные элементы, которые вы, возможно, захотите включить в руководство по процедурам вашего бизнеса по уборке жилых помещений. Это просто общий список. Одним из ваших первых шагов при составлении собственного руководства будет решение, какую информацию вы должны включить в него.

• Важная контактная информация.
• Контактная информация клиента и информация о договоре/услугах.
• Номера счетов и данные для входа.
• Списки поставщиков.
• Юридическая информация — тип юридического лица, важные номера счетов.
• Компьютерные процедуры, программное обеспечение/поддержка и идентификаторы продуктов, облачные и резервные системы.
• Дизайнер веб-сайтов, хостинг веб-сайтов и регистратор доменных имен.
• Порядок уплаты налога на прибыль.
• Процедуры обзора оценки сотрудников .
• Где найти гарантийные и сервисные мануалы на оборудование.
• Информация о программах безопасности, где найти паспорта безопасности и кто отвечает за актуальность паспортов безопасности.

Самый простой способ начать составление руководства — составить список всего того, что вы и другие люди делаете для вашей клининговой компании и что необходимо задокументировать. Если вы можете делегировать некоторые из этих пунктов другим, сделайте это! Это значительно облегчит вашу работу. Составьте шаблон, который подходит для вашего клинингового бизнеса, а затем начните заполнять пробелы. 

Альтернативой тому, чтобы положить карандаш на бумагу при создании бизнес-процессов вашей компании, является использование программного обеспечения для решения задач. Он доступен для помощи в создании, редактировании и управлении процедурами вашей компании. Не трудно найти несколько распространенных программных систем, которые помогут вам ускорить процесс, а также в электронном виде создавать документы СОП и управлять ими. Программные системы задач также позволяют вам или вашим сотрудникам быстро искать в базе данных необходимые им документы.

 

СОП компании необходимо регулярно обновлять. По мере изменения вашего бизнеса и его операций изменения в ваших процедурах также должны быть пересмотрены. Хорошо продуманная и подробная СОП станет основным ресурсом для вас и ваших сотрудников, к которому можно обратиться за ясностью. Больше никаких телефонных звонков, электронных писем или ожидания ответа от сотрудников компании или коллег о том, как выполнить конкретную задачу или найти информацию о бизнесе и клиентах. Он должен быть легко доступен для тех, кому необходимо его использовать. Мы рекомендуем безопасно хранить данные в «облаке», чтобы вы и ваши сотрудники могли быстро получить к ним доступ.

Если по какой-то причине вы не можете работать или решите, наконец, взять этот отпуск, ваша дорожная карта процедур будет на месте. Вы можете быть уверены, что ваш бизнес по уборке жилых помещений будет работать эффективно и результативно в ваше отсутствие.

 

Дата публикации: 24.10.22

Читайте также: